دورة تدريبية: مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب والأرشفة - MS Outlook

مقدمة

تنص دورة مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب والأرشفة - MS Outlook باءبراز الجوانب التطبيقية و العملية للمهارات و المهام لموظفي اقسام السكرتارية، كما تتضمن العديد من الأنشطة والأسئلة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وترسيخ المعلومات والمهارات اللازمة و المكتسبة خلال البرنامج التدريبي. 

تتناول هذه الدورة عدة موضوعات معرفية يلزم اتقانها، منها مهارات إدارة الوقت، الاتصال الفعال، مهارة تنظيم المواعيد والاجتماعات، المراسلات الواردة والصادرة، الأرشفة والتنظيم الفني للمحفوظات والفهرسة، كتابة الرسائل والتقارير، السكرتير والعلاقات العامة والانسانية، كيفية التعامل مع أصناف البشر المختلفة، كيف يتعامل السكرتير مع رؤسائه ومرؤسيه، الصفات التي يجب توفرها بالسكرتير، أهمية مهارات التفكير وحل المشكلات، مهارات الإدارة التوافقية وغيرها من المواضيع ذات الصلة.

أهداف البرنامج :

سيكون المشاركون في نهاية البرنامج التدريبي قادرين على:

• معرفة المهام والمسؤوليات.

• التعرف على المهارات الأساسية والشخصية.

• معرفة الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق.

• التعرف على التطبيقات الفعلية والعملية.

• معرفة كيفية إعداد التقارير والمراسلات.

• معرفة التطبيقات الإلكترونية والتكنولوجية.

• التعرف على كيفية التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والاتيكيت.

الجمهور المستهدف :

• شاغلو وظائف السكرتارية التنفيذية أو المرشحون لشغلها.

• كل من يرغب بتطوير مهاراته وخبراته ويرى الحاجة إلى هذه الدورة.

المحاور العامة للبرنامج :

اليوم الأول : 

- الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق:

• أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق.

• خصائص موظفي  الحفظ.

• التعامل مع الاتصالات المكتبية.

• نشأة ودورة الوثائق.

• نظم الإشراف على المحفوظات.

• التصنيف والترميز والفهرسة.

• استخدام الحاسب في الأرشفة.

• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.

• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات.

• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.

اليوم الثاني : 

- إعداد التقارير والمراسلات:

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها.

• أهمية التقارير للإدارة.

• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة.

• خصائص وأجزاء التقرير الجيد.

• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير.

• الأشكال التوضيحية في التقارير.

• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير.

• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير.

اليوم الثالث : 

- مهارات السكرتارية الحديثة:

• دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري.

• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية.

• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات.

• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات.

• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية.

• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف.

• السكرتارية الإلكترونية.

• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.

اليوم الرابع : 

- السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• العملية الإدارية المكتبية.

• مهام ومسؤوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.

• مهارات الاتصال.

• إدارة الوقت وتحديد الأوليات.

• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات.

• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.

• البيئة المادية في المكتب الحديث.

• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.

• التجهيزات والتقنيات المكتبية.

• أدلة العمل والإجراءات المكتبية.

اليوم الخامس : 

- السكرتارية الإلكترونية:

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.

• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.

• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.

• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.

• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.

• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.

• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.

• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.

• الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني).

- التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والاتيكيت:

• مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.

• العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي.

• تنمية المفاهيم والاتجاهات الإيجابية.

• مهارات استخدام الهاتف.

• بناء الشخصية الهاتفية.

• جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية.