المقدمة

تتطلب البيئة المهنية المعاصرة مهارات متميزة في مجال إدارة المكتب والسكرتارية، حيث يتعين على المحترفين في هذا المجال القيام بمجموعة متنوعة من المهام والتحديات. تمثل القدرة على تنظيم المواعيد، واستقبال الزوار، وكتابة المراسلات الفعالة، والعمل ضمن فرق متعددة الاختصاصات جزءًا أساسيًا من نجاح الأعمال والإنتاجية. تهدف هذه الدورة التدريبية إلى تطوير مهارات الإدارة المكتبية والسكرتارية لدى المشاركين، وتزويدهم بالأدوات اللازمة لتحقيق الكفاءة والفعالية في مجال العمل.

الأهداف

• تمكين المشاركين من التمييز بين مهام الإدارة المكتبية والسكرتارية التنفيذية.
• تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة للتعامل مع هندرة المكاتب الحديثة.
• تطوير قدرات المشاركين في تنظيم المواعيد واستقبال الضيوف وتنظيم الاجتماعات بدقة وفعالية.
• تحسين مهارات كتابة المراسلات والتقارير بطريقة علمية صحيحة ومقنعة.
• تعزيز القدرة على التنظيم الجيد لأوراق المكتب والأرشفة الضوئية.
• تعريف المشاركين بالمهام الإدارية والسلوكية الأساسية لإدارة المكاتب.
• تطوير مهارات استخدام الحاسب الآلي في نظم المعلومات المكتبية الحديثة.
• تحسين قدرات المشاركين في التعامل بفعالية مع الرؤساء والمرؤوسين.

الكفاءات

• قدرة على التمييز بين دور إدارة المكتب والسكرتارية التنفيذية.
• مهارات التفاوض والتواصل الفعّال مع الزملاء والعملاء.
• قدرة على تنظيم الوقت وإدارة المهام بفعالية.
• مهارات التواصل مع الزوار واستقبالهم بلباقة واحترافية.
• قدرة على تنظيم الاجتماعات وإدارة التفاصيل بدقة.
• مهارات الكتابة الإدارية والقدرة على صياغة تقارير موجزة ومقنعة.
• قدرة على التنظيم الجيد للوثائق والملفات الورقية والإلكترونية.
• معرفة بالمفاهيم الإدارية والسلوكية الأساسية

المحاور التدريبية

اليوم 1: مفهوم الإدارة المكتبية والسكرتارية التنفيذية

• تفهم الفروق بين دور إدارة المكتب والدور السكرتاري التنفيذي.
• استعراض المفاهيم الأساسية لكل منهما وكيفية تطبيقها في البيئة المكتبية.

اليوم 2: سمات ومهارات مدير المكتب المعاصر

• تحليل السمات والمهارات التي يجب أن يتمتع بها مدير المكتب الحديث.
• تطوير مهارات القيادة والتنظيم وإدارة الفريق في بيئة المكتب.

اليوم 3: مهارات التواصل واستقبال الضيوف

• تنمية مهارات التواصل الفعّال مع الموظفين والزملاء واستقبال الضيوف بلباقة.
• تطوير مهارات التعامل مع المكالمات الهاتفية بمهنية واحترافية.

اليوم 4: مهارات تنظيم الاجتماعات والاتصالات الإدارية

• تعزيز مهارات تنظيم الاجتماعات واللجان بطرق فعّالة.
• دراسة أنماط الاتصال الإداري المختلفة وكيفية تطبيقها.

اليوم 5: مهارات الكتابة والمراسلات الإدارية

• تطوير مهارات الكتابة الإدارية بشكل شامل من التقارير والمراسلات.
• فهم الشروط والمواصفات اللازمة لكتابة المراسلات والتقارير العلمية.

اليوم 6: هندرة المكاتب الحديثة وأنظمة المعلومات المكتبية

• فهم أهمية هندرة المكاتب الحديثة وتأثيرها في تحسين الأداء المكتبي.
• تعرّف على نظم المعلومات المكتبية وكيفية تنظيم المراسلات والأرشفة الإلكترونية.

اليوم 7: إعداد وصياغة التقارير والمذكرات

• تطوير مهارات إعداد وصياغة التقارير والمذكرات بطريقة موضوعية ودقيقة.
• تحسين القدرة على تقديم المعلومات المعقدة بشكل سلس وجذاب.

اليوم 8: الإدارة الفعّالة للوقت ومهارات التحفيز

• تعزيز مهارات إدارة الوقت وتنظيم المهام لتحقيق الإنتاجية.
• تطوير مهارات التحفيز وتنشيط الفريق لتحقيق الأهداف.

اليوم 9: مهارات التفكير والتواصل مع الرؤساء والمرؤوسين

• تطوير مهارات التفكير التحليلي والابتكاري في حل المشكلات المكتبية.
• تعلم فن التواصل مع الرؤساء والمرؤوسين بفعالية لتحقيق التفاهم والتعاون.

اليوم 10: مهارات المتابعة وتقييم الأداء والتطوير الشخصي

• تطوير مهارات المتابعة وتقييم أداء الأفراد والعمليات في البيئة المكتبية.
• تطوير خطط للتطوير الشخصي والمهني لتحقيق التطوير المستمر.