دورة تدريبية: السكرتارية التنفيذية المتقدمة : فن الحوار- قوة الاتصال

مقدمة

نظراً للتغيرات السريعة التي تؤثر على المؤسسات اليوم، يُواجه المدراء والإداريين والمهنيين تحديات متزايدة لتعزيز قدراتهم وقيمتهم عند مدرائهم, و تمثل السكرتارية إحدى الطرق التنفيذية الرئيسية الأمثل لمواجهة تلك التحديات وأحد أهم ركائز الإدارة في المؤسسات لتطوير أساليب الإدارة وتطبيق االطرق الفعّالة التي ثبت نجاحها في الإدارة وتمكين مدراء المكاتب من تطوير الأداء بما يزيد من فعالية العمل وتخفيض التكاليف المرتبطة به.

وتقوم هذه الدورة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والمهارات بموظفي السكرتارية, كما تتضمن مجموعة من الأسئلة والأنشطة والحالات التطبيقية التي تهدف إلى تعزيز وتثبيت المعلومات والمهارات اللازمة, وتتناول هذه الدورة موضوعات معرفية يلزم اتقانها, منها مهارات إدارة الوقت، الاتصال الفعال، مهارة تنظيم المواعيد والاجتماعات، المراسلات الواردة والصادرة، الأرشفة والتنظيم الفني للمحفوظات والفهرسة، كتابة الرسائل والتقارير، السكرتير والعلاقات العامة والإنسانية، كيفية التعامل مع أصناف البشر المختلفة، كيف يتعامل السكريتير مع رؤسائه ومرؤوسيه، الصفات التي يجب توفرها بالسكرتير، أهمية مهارات التفكير وحل المشكلات، مهارات الإدارة التوافقيه وغيرها من المواضيع ذات الصلة.

ولا شك أن السكرتارية التنفيذية الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري, فالسكرتارية هي المسؤول الأول عن تنفيذ العمل و التنسيق بين الإدارات المختلفة و البريد الصادر و الوارد و تحديد المواعيد و المقابلات و الاجتماعات و كل ذلك مع الحفاظ علي الوقت و أقل مجهود مبذول لأتمام العمل بكفاية و فعالية.

أهداف البرنامج :

سيكون المشاركون في نهاية البرنامج التدريبي قادرين على:

• معرفة المهام والمسؤوليات.

• التعرف على المهارات الأساسية والشخصية.

• معرفة الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق.

• التعرف على التطبيقات الفعلية والعملية.

• معرفة كيفية إعداد التقارير والمراسلات.

• معرفة التطبيقات الإلكترونية والتكنولوجية.

• التعرف على كيفية التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والاتيكيت.

الجمهور المستهدف :

• شاغلو وظائف السكرتارية التنفيذية أو المرشحون لشغلها.

• كل من يرغب بتطوير مهاراته وخبراته ويرى الحاجة إلى هذه الدورة.

المحاور العامة للبرنامج :

اليوم الأول : 

- الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق:

• أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق.

• خصائص موظفي  الحفظ.

• التعامل مع الاتصالات المكتبية.

• نشأة ودورة الوثائق.

• نظم الإشراف على المحفوظات.

• التصنيف والترميز والفهرسة.

• استخدام الحاسب في الأرشفة.

• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.

• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات.

• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.

اليوم الثاني : 

- إعداد التقارير والمراسلات:

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها.

• أهمية التقارير للإدارة.

• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة.

• خصائص وأجزاء التقرير الجيد.

• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير.

• الأشكال التوضيحية في التقارير.

• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير.

• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير.

اليوم الثالث : 

- مهارات السكرتارية الحديثة:

• دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري.

• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية.

• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات.

• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات.

• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية.

• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف.

• السكرتارية الإلكترونية.

• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.

اليوم الرابع : 

- السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• العملية الإدارية المكتبية.

• مهام ومسؤوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.

• مهارات الاتصال.

• إدارة الوقت وتحديد الأوليات.

• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات.

• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.

• البيئة المادية في المكتب الحديث.

• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.

• التجهيزات والتقنيات المكتبية.

• أدلة العمل والإجراءات المكتبية.

اليوم الخامس : 

- السكرتارية الإلكترونية:

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.

• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.

• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.

• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.

• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.

• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.

• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.

• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.

• الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني).

- التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والاتيكيت:

• مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.

• العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي.

• تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية.

• مهارات استخدام الهاتف.

• بناء الشخصية الهاتفية.

• جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية.